Es un documento de planeación y programación de actividades basadas en la administración del tiempo. Denota principalmente las “acciones a ser acometidas”. Es también un registro de prioridades enfocadas, por lo general, hacia la realización de objetivos, tareas, juntas. La agenda ejecutiva muchas veces tiene como complemento tablas o matrices de tiempo basadas en el establecimiento de prioridades en función de importancia o urgencia de un determinado hecho. La organización de ideas y conceptos es algunas veces parte de una agenda ejecutiva. Desde el punto de vista como medio de reuniones de negocios, la agenda se puede conocer también como ‘’’las órdenes del día’’’. La agenda se distribuye generalmente a los participantes de una reunión antes de la reunión, de modo que los asistentes estén enterados de los temas que se discutirán y puedan prepararse consecuentemente para la reunión. Generalmente la agenda tiene como encabezado la fecha, la hora y el lugar de la reunión, le sigue una serie de puntos que delinean la orden de la reunión típicamente, los puntos en una agenda pueden ser:
- Bienvenida y apertura de la agenda.
- Comentarios a los puntos de la agenda.
- Revisión y aprobación de los puntos de minuta de la reunión anterior.
- Discusión de los asuntos pendientes de la reunión anteriores.
- Lista de los puntos específicos a ser tratados en la reunión. Esta parte es el cuerpo principal de la reunión y por lo cual tiene el contenido más significativo.
- Otros puntos que permite a los asistentes expresar sus áreas de atención
- Arreglos y anuncios para la próxima reunión.
- La agenda es un medio por el cual una persona la ocupa para anotar reuniones, fechas, transacciones, apuntes, datos de reunión anterior, entrega de documentos de trabajo, etc.
Matriz de administración del tiempo
Stephen Covey (1989), en su libro "Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva", describe una serie de principios (que debemos tomar sólo como recomendaciones), que pueden ayudarnos a tener una administración del tiempo efectiva y propone para ello una “Matriz de Administración del Tiempo”, que está dividida en cuatro cuadrantes:
Cuadrante 1: “Lo Urgente e Importante”.
Caracterizado por ser actividades que, de no ser atendidas, veríamos amenazada nuestra existencia hoy: proyectos con fechas de cierre y con tiempo límite, vencimientos, resolución de problemas inmediatos, etc. Toda actividad que presiona sobre nosotros y signifique una gestión orientada a resolver problemas, enfrentar crisis, etc. caracteriza a este cuadrante.
Cuadrante 2: “Lo Importante, No Urgente”.
Este cuadrante refiere a aquellas cuestiones que, si bien están más lejanas en cuanto a horizonte de tiempo para su resolución, son las que permiten nuestro aprendizaje y mejora a futuro. En alguna medida, aprender significa sacrificar parcialmente nuestro bienestar actual en pos de un mejor futuro. Ejemplos son: Planificar mejoras, capacitar, prevenir riesgos, anticiparse a tendencias, resolver conflictos antes de que se transformen en crisis, descanso y recuperación de energías personales, etc. “Lo Importante, No urgente” representa el desarrollo de las capacidades para mejorar la respuesta a desafíos futuros. Pero además este cuadrante y lo que coloquemos en él, determina a todos los demás: Sin Importante, no puede haber Urgente. Poner primero, lo primero (es decir lo Importante), será nuestra consigna. Como estas cuestiones están más lejanas en el tiempo para su resolución, no presionan sobre nosotros, sino que nosotros debemos presionar sobre ellas.
Cuadrante 3: “Lo Urgente, No Importante”:
Componen a este cuadrante todas las interrupciones, imprevistos, reuniones no planificadas, etc. En general, representan deseos y necesidades de las demás personas que se transforman en solicitudes explícitas hacia nosotros y nos distraen de las tareas de los cuadrantes 1 y 2. Ceder a estas solicitudes es una tentación constante ya que de ellas deriva muchas veces nuestra popularidad y aceptación personal frente a las demás personas. Aunque podemos comprobar que el costo de ceder, significa postergar nuestros deseos y aspiraciones. Es la situación donde pensamos: “Me pasé todo el día ocupado, pero siento que no hice nada de lo importante que tenía previsto".
Cuadrante 4: “Lo No Urgente, No Importante”:
Actividades de evasión, trivialidades, ocio no planificado, pérdidas de tiempo, etc. Muchas veces, el pasar demasiado tiempo en este cuadrante puede acarrear una crisis por falta de previsión y preparación adecuada para enfrentar nuestros problemas. La indiferencia o la culpa son subproductos emocionales resultantes de este cuadrante. Creo que el pequeño cuadro siguiente simplifica aún más la Matriz de Covey y es a mi parecer una “guía rápida” para clasificar prioridades de acuerdo a su Importancia ó Urgencia:
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